Korporatīvās pārvaldības politika

I.    Vispārīgie noteikumi

1. Korporatīvās pārvaldības politikas (turpmāk - Politika) mērķis ir noteikt vienotus korporatīvās pārvaldības principus, lai nodrošinātu atbildīgu, godprātīgu, ētisku un caurskatāmu akciju sabiedrības “Pasažieru vilciens” (turpmāk – Sabiedrība) darbību.
2. Politikā iekļautie principi ir noteikti, ņemot vērā Latvijas Korporatīvās pārvaldības kodeksu "Labas korporatīvās pārvaldības ieteikumi uzņēmumiem Latvijā".
3. Sabiedrības darbības un attīstības mērķu sasniegšanai korporatīvās pārvaldības pasākumus īsteno saskaņā ar Politikā un citos Sabiedrības iekšējos normatīvajos aktos noteiktiem principiem.  
4. Politika ir saistoša visiem Sabiedrības darbiniekiem, valdei un padomei.
5. Politiku pārskata un aktualizē pēc nepieciešamības, bet ne retāk kā reizi gadā.
6. Politika ir paziņota Sabiedrības darbiniekiem un tīmekļa vietnē pieejama visām ieinteresētajām pusēm.

II.    Sabiedrības pārvaldība un attīstības plānošana

7. Sabiedrības pārvaldi īsteno akcionārs, akcionāru sapulce, padome un valde. Akcionāru sapulces kompetencē esošos lēmumus pieņem kapitāla daļu turētāja pārstāvis.
8. Sabiedrības pastāvēšanas mērķis ir iekļauts vispārējā stratēģiskajā mērķī, ko apstiprina Ministru kabinets.
9. Balstoties uz vispārējo stratēģisko mērķi un valsts kapitāla daļu turētāja gaidu vēstulē noteiktajiem mērķiem un informāciju, Sabiedrībā izstrādā vidēja termiņa darbības stratēģiju, kas ir piecu gadu darbības plānošanas dokuments, kur nosaka stratēģiskos mērķus, rezultatīvos rādītājus un rīcību programmas katra mērķa sasniegšanai.
10. Sabiedrības stratēģiju izstrādā valde, ņemot vērā esošo situāciju uzņēmumā, tendences nozarē, biznesa modeli, iespējas un riskus, ieinteresēto pušu gaidas, vides, sociālos un labas pārvaldības aspektus.
11. Padome aktīvi iesaistās stratēģijas izstrādē, apstiprina stratēģiju un uzrauga tās īstenošanu.
12. Valde īsteno Sabiedrības stratēģiju, reizi pusgadā sagatavo atskaiti par stratēģijas īstenošanas progresu un iesniedz to izskatīšanai un apstiprināšanai padomei. Apstiprināto atskaiti padome iesniedz kapitāla daļu turētājam.
13. Atbilstoši izmaiņām nozarē vai Sabiedrības darbībā valde aktualizē stratēģiju un virza aktualizētās stratēģijas projektu izskatīšanai padomē.

III.    Iekšējā kultūra un ētiska uzvedība

14. Sabiedrības misija, vīzija un pamatvērtības ir noteiktas Sabiedrības vidēja termiņa darbības stratēģijā 2021.–2025. gadam. Pamatvērtības ir – atbildība, sadarbība, attīstība.
15. Lai veicinātu pamatvērtību integrēšanu Sabiedrības darbinieku profesionālās uzvedības standartos, valde izstrādā un padome apstiprina Sabiedrības Ētiskas uzvedības kodeksu (turpmāk – Ētikas kodekss).
16. Ētikas kodekss palīdz veidot drošu un ērtu darba vidi, noteiktie uzvedības standarti mudina Sabiedrības darbiniekus rīkoties atbildīgi un ētiski.
17. Sabiedrības profesionālās ētikas pamatprincipi ir – taisnīgums, atbildīgums, objektivitāte un neatkarība, konfidencialitāte, godīgums un profesionalitāte.
18. Valde nodrošina, ka Ētikas kodeksā ietvertie principi ir izskaidroti darbiniekiem un Ētikas kodekss ir viegli pieejams visiem darbiniekiem.
19. Ētikas kodeksu regulāri pārskata un vajadzības gadījumā aktualizē.
20. Ētiskas uzvedības normu pārkāpumus izskata ar valdes rīkojumu apstiprināta Ētikas komisija.

IV.    Iekšējās kontroles sistēma, risku vadība un iekšējais audits

21. Par Sabiedrības iekšējās kontroles sistēmas (turpmāk – IKS) izveidi, uzraudzību un nepārtrauktu uzlabošanu atbildīga ir valde, IKS efektivitāti pārrauga padome.
22. Sabiedrībā ieviestā IKS balstīta uz COSO ERM (The Committee of Sponsoring Organizations Enterprise risk management) iekšējās kontroles modeli un ietver šādus IKS elementus:

22.1.    kontroles vide;
22.2.    risku pārvaldība;
22.3.    kontroles pasākumi;
22.4.    informācija un saziņa;
22.5.    uzraudzības pasākumi.

23. Sabiedrībā ir izstrādāta IKS politika, kurā noteikti IKS izveidošanas, darbības, uzraudzības un pilnveidošanas principi. IKS politiku apstiprina padome.
24. Iekšējā audita daļa veic neatkarīgu un objektīvu IKS efektivitātes novērtējumu, ko reizi gadā iesniedz izvērtēšanai padomei.
25. Sabiedrībā ir ieviesta risku pārvaldības sistēma, kas nodrošina ar Sabiedrības darbību saistīto risku identificēšanu, novērtēšanu un uzraudzību.
26. Sabiedrībā ir izstrādāta Risku pārvaldības politika, kurā noteikti vienoti pamatprincipi, atbildības un pienākumu sadalījums risku pārvaldības jomā. Risku pārvaldības politiku apstiprina padome.
27. Pamatojoties uz identificēto risku novērtējumu, valde īsteno risku vadības pasākumus.
28. Divas reizes gadā valde informē padomi par Sabiedrības darbību ietekmējošiem riskiem, to līmeņiem un risku vadības pasākumiem.
29. Sabiedrībā ir izveidota Iekšējā audita daļa, kas funkcionāli atrodas tiešā padomes pakļautībā, bet administratīvi — valdes pakļautībā. 
30. Lai nodrošinātu Iekšējā audita daļas neatkarību, padome apstiprina Iekšējā audita daļas nolikumu, pieņem lēmumu par Iekšējā audita daļas vadītāja iecelšanu amatā vai atbrīvošanu no amata, dod piekrišanu valdei iekšējā audita stratēģiskā un gada audita plāna apstiprināšanai.
31. Sabiedrībā ir izstrādāta Iekšējā audita politika, kurā noteikti vienoti iekšējā audita darbības principi un uzdevumi, prasības iekšējā audita neatkarībai un objektivitātei un prasības kvalitātes nodrošināšanai. Iekšējā audita politiku apstiprina padome.
32. Iekšējā audita daļa atbilstoši iekšējā audita stratēģiskajam plānam un pārskata gada auditu plānam veic iekšējos auditus. Auditu apjomu nosaka, balstoties uz iekšējā audita stratēģiskajā plānā noteiktām prioritātēm un riska faktoru novērtējumu.
33. Iekšējā audita daļa pēc katra iekšējā audita veikšanas sagatavo audita ziņojumu, kurā sniedz auditētās sistēmas īpašniekam, valdei un padomei pamatotu, neatkarīgu un objektīvu auditora viedokli par iekšējās kontroles sistēmas darbības atbilstību, resursu izmaksu efektivitāti, ekonomisko efektivitāti un funkcionālo efektivitāti.
34. Iekšējā audita daļas vadītājs sagatavo daļas darbības pārskatu par kalendāro gadu, informē valdi un padomi par iekšējā audita gada plāna izpildi, auditu rezultātiem un ieteikumiem trūkumu novēršanai, ja tādi ir konstatēti.

V.    Ārējais revidents

35. Sabiedrība ievēro ārējā normatīvajā aktā¹ noteikto, ka tikai akcionāru sapulcei ir tiesības pieņemt lēmumu par revidenta ievēlēšanu un atsaukšanu, atlīdzības noteikšanu revidentam.
36. Lai nodrošinātu ārējā revidenta neatkarību, profesionalitāti, ētikas principu ievērošanu, nepieļautu interešu konflikta situāciju, Sabiedrība par ārējā revidenta pakalpojuma sniedzēju izvēlas kādu no lielākajām auditorkompānijām, kas darbojas Latvijas tirgū, ņemot vērā saimnieciski izdevīgāko piedāvājumu.
37. Viena ārējā revidenta pilnvaru laiks nepārsniedz 5 gadus.

    ---

    ¹Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likuma 94. panta pirmās daļas 5. un 8. punkts

VI.    Padomes locekļu ievēlēšana 

38. Saskaņā ar Sabiedrības statūtos noteikto padomes sastāvā ir trīs locekļi un padomes locekli ievēlē amatā uz pieciem gadiem. Padomes sastāvā vismaz divi ir neatkarīgi padomes locekļi.
39. Padomes locekļu nominācijas process (turpmāk – nominācijas process) ir objektīvs un caurskatāms, tas tiek īstenots atbilstoši normatīvā akta²  prasībām un ievērojot korporatīvās pārvaldības labās prakses principus.
40. Sabiedrības padomes locekļa amata kandidāta nominācijas procesu nodrošina valsts kapitāla daļu turētāja pārstāvis sadarbībā ar kapitālsabiedrību koordinācijas institūciju.
41. Padomei kopumā piemīt prasmju, pieredzes un zināšanu kopums, lai efektīvi pieņemtu lēmumus.

VII.    Padomes un valdes atalgojuma noteikšanas principi

42. Sabiedrībā ir izstrādāta Atalgojuma politika un Darba samaksas vadlīnijas, kas akceptētas akcionāra sapulcē. Lai īstenotu Atalgojuma politikā noteiktos principus, izstrādāti Darba samaksas nolikumi, ko apstiprinājusi valde.
43. Atlīdzību Sabiedrības padomes locekļiem nosaka akcionāru sapulce, ievērojot normatīvo aktu³ prasības.
44. Atlīdzību valdes loceklim nosaka padome atbilstoši normatīvajos aktos⁴ noteiktiem kritērijiem.
45. Mēneša atlīdzību valdes un padomes loceklim var pārskatīt reizi gadā pēc Sabiedrības gada pārskata apstiprināšanas, kā arī pēc darbības rezultātu apstiprināšanas.
46. Reizi gadā padome ar lēmumu apstiprina valdes locekļa individuāli sasniedzamos mērķus un rezultatīvos rādītājus atbilstoši Sabiedrības vidēja termiņa darbības stratēģijai un kompetenču (atbildības jomu) sadalījumam.
47. Novērtēšanas perioda beigās valdes loceklis veic pašvērtējumu, ko iesniedz izskatīšanai padomes sēdē.
48. Valdes loceklim var izmaksāt prēmiju reizi gadā pēc Sabiedrības gada pārskata apstiprināšanas un Sabiedrības un tās valdes darbības rezultātu izvērtēšanas. Prēmijas apjomu nosaka, ņemot vērā normatīvajos aktos⁵ noteiktos kritērijus.
49. Lai nodrošinātu normatīvajā aktā⁶ noteiktā izpildi, valdes un padomes loceklis informē par amatiem citās kapitālsabiedrībās, nosūtot informāciju uz elektroniskā pasta adresi pv@pv.lv.
50. Informācija par padomes un valdes locekļu atalgojumu ir pieejama Sabiedrības publiskajā tīmekļa vietnē un tā ir publiskota Valsts ieņēmumu dienesta publiskojamo datu bāzes sadaļā “Valsts amatpersonu deklarācijas”.

VIII.    Padomes darba organizēšana un lēmumu pieņemšana

51. Padomes darba organizēšanas un lēmumu pieņemšanas kārtība noteikta Sabiedrības padomes reglamentā, kas izstrādāts, ievērojot normatīvajos aktos⁷ noteikto. 

    ---

    ²Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likums, Ministru kabineta 2020. gada 7. janvāra noteikumi Nr. 20 "Valdes un padomes locekļu nominēšanas kārtība kapitālsabiedrībās, kurās kapitāla daļas pieder valstij vai atvasinātai publiskai personai" ar grozījumiem un kapitālsabiedrību koordinācijas institūcijas izstrādātas vadlīnijas
    ³Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likums, uz tā pamata izdotie Ministru kabineta noteikumi un kapitālsabiedrību koordinācijas institūcijas izstrādātas vadlīnijas
    ⁴Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likums, uz tā pamata izdotie Ministru kabineta noteikumi un kapitālsabiedrību koordinācijas institūcijas izstrādātas vadlīnijas
    ⁵Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likuma 79. panta septītā daļa un kapitālsabiedrību koordinācijas institūcijas izstrādātas vadlīnijas
    ⁶Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likuma 58. panta pirmās daļas 3.punkta h) apakšpunkts
    ⁷Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likums, uz tā pamata izdotie Ministru kabineta noteikumi, Komerclikums

52. Padome plāno savu sēžu (darba) kalendāru vienam gadam, paredzot padomes sēde vienu reizi mēnesī. Nepieciešamības gadījumā var sasaukt ārpuskārtas padomes sēdi.
53. Padome notur vismaz vienu atsevišķu padomes sēdi gadā Sabiedrības vidēja termiņa darbības stratēģijas un tās izpildes apspriešanai.
54. Lai izvērtētu padomes darba efektivitāti, padome reizi gadā veic padomes pašvērtējumu. Informāciju par veikto pašvērtējumu un galvenos secinājumus par padomes pašvērtējuma rezultātiem iesniedz izskatīšanai akcionāru sapulcē.
55. Sabiedrības padomē ir trīs locekļi, tāpēc komiteju izveide nav lietderīga.

IX.    Interešu konflikta novēršana

56. Lai nodrošinātu interešu konflikta situāciju novēršanu, Sabiedrībā ievēro normatīvo aktu⁸ prasības. 
57. Sabiedrības ētikas kodeksā ir noteikti interešu konflikta situāciju pārvaldības kārtība. 
58. Sabiedrībā ir noteikta korupcijas un interešu konflikta riska novēršanas kārtība, kuras mērķis ir korupcijas riska un interešu konflikta situāciju savlaicīga identificēšana, izvērtēšana un novēršana, kā arī nodrošināt, ka Sabiedrības darbinieki ir informēti, kā rīkoties potenciālu interešu konfliktu situācijās. 
59. Sabiedrībā ir izvērtēti un noteikti procesi, kas var izraisīt korupcijas risku, kā arī identificēti korupcijas riskam pakļautie amati. Šo amatu saraksts periodiski tiek pārskatīts.
60. Sabiedrībā ir ieviesta iekšēja deklarēšanās sistēma, kas palīdz savlaicīgi identificēt interešu konflikta varbūtību.
61. Darbinieki pieņem lēmumus normatīvajos aktos noteiktā kārtībā un piešķirtā pilnvarojuma apjomā, sekmējot Sabiedrības likumīgu un godprātīgu darbību, nevis domājot par personīgu labumu. 
62. Darbinieki neizmanto Sabiedrības resursus privāto interešu nodrošināšanai, personiska labuma vai citu personu labuma gūšanai.
63. Darbinieki atturas no tādu amatu savienošanas un blakus darba veikšanas, kas kaitē tiešo darba pienākumu izpildei vai rada aizdomas par interešu konflikta situāciju.
64. Sabiedrībā ir noteikta dāvanu reģistrēšanas, novērtēšanas un uzskaites kārtība.
65. Sabiedrības publiskajā tīmekļa vietnē ir nodrošināta trauksmes celšanas iespēja.

X.    Akcionāru sapulce

66. Sabiedrības valde un padome virza izskatīšanai akcionāru sapulcē jautājumus, par kuriem lēmumu ir tiesības pieņemt tikai akcionāru sapulcei vai par kuriem valdei un padomei nepieciešama akcionāru sapulces iepriekšēja piekrišana.
67. Sabiedrības kapitāla daļu turētāja ir Satiksmes ministrija.
68. Satiksmes ministrija ir noteikusi⁹ akcionāru (dalībnieku) sapulces sasaukšanas un dokumentu sagatavošanas kārtību, dokumentu akcionāru (dalībnieku) sapulcei aprites kārtību un akcionāru (dalībnieku) sapulces norises un protokolēšanas kārtību, ko Sabiedrība ievēro.
69. Sabiedrībā nav izstrādāta dividenžu politika, jo dividenžu apjoma noteikšana tiek īstenota saskaņā ar Sabiedrības vidēja termiņa darbības stratēģijā noteikto, ievērojot normatīvo aktuprasības.
70. Akcionāru (dalībnieku) sapulce, apstiprinot Sabiedrības gada pārskatu, lemj par dividendēs izmaksājamo peļņas daļu.

    ---

    ⁸Likums “Par interešu konflikta novēršanu valsts amatpersonu darbībā”, Interešu pārstāvības likums, Finanšu ministrijas un Korupcijas novēršanas un apkarošanas biroja izstrādātas vadlīnijas
    ⁹Satiksmes ministrijas 2021. gada 27. septembra iekšējie notikumi Nr.01-02/31 “Valsts kapitāla daļu pārvaldības kārtība” ar grozījumiem

XI.    Sabiedrības darbības caurskatāmība

71. Valde nodrošina savlaicīgu pārbaudītas, precīzas, objektīvas, aktuālas un nepārprotamas būtiskākās finanšu un nefinanšu informācijas publiskošanu Sabiedrības publiskajā tīmekļa vietnē.
72. Sabiedrība regulāri informē par aktuāliem jautājumiem medijus un citas ieinteresētās puses publiskajā tīmekļa vietnē un tiešsaistes sociālo tīklu portālos.
73. Sabiedrībā ir izstrādāta Komunikācijas politika, kurā noteikti komunikācijas mērķi, uzdevumi, rīcības mērķu sasniegšanai, noteikts iekšējās un ārējās komunikācijas process. Politiku apstiprinājusi padome.