Noteikumi par darbinieku atlases privātumu

I. Vispārīgie noteikumi

1. Noteikumu par darbinieku atlases privātumu (turpmāk – Noteikumi) mērķis ir sniegt fiziskai personai – datu subjektam – informāciju par personas datu apstrādes nolūku, apstrādes tiesisko pamatu, apstrādes apjomu, aizsardzību un apstrādes termiņiem un citu būtisku informāciju saistībā ar personu datu aizsardzību.
2. Noteikumi attiecas uz personas datu apstrādi, kuru AS “Pasažieru vilciens” (turpmāk – Sabiedrība) veic kā Pārzinis ar mērķi veikt darbinieku atlasi, saņemot un izskatot fizisku personu/kandidātu (turpmāk – Kandidātu) pieteikumus darbam Sabiedrībā – saņemot amata Kandidātu pieteikumus gan uz aktuālajām vakancēm, gan vēlākiem kandidātu atlases procesiem. 
3. Sabiedrība rūpējas par Kandidātu datu privātumu un personas datu aizsardzību, ievēro to tiesības uz personas datu apstrādes likumību saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem – Eiropas Parlamenta un padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā par personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (Regula), Personas datu apstrādes likumu un citiem piemērojamajiem normatīvajiem aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.

II. Pārzinis un tā kontaktinformācija

4. Personas datu apstrādes pārzinis ir Sabiedrība, vienotās reģistrācijas Nr. 40003567907, juridiskā adrese: Pērses iela 8, Rīga, LV-1011.
5. Kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos: tālr. nr. 67234009, e-pasta adrese: darbs@pv.lv. Izmantojot šo kontaktinformāciju vai vēršoties Sabiedrības juridiskajā adresē, var uzdot jautājumus par personas datu apstrādi Sabiedrībā. Pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu var iesniegt IX. nodaļā noteiktajā kārtībā.
6. Sabiedrības kontaktinformācija informēšanai par iespējamiem datu aizsardzības pārkāpumiem: datuaizsardziba@pv.lv.

III. Personas datu apstrādes nolūki

7. Sabiedrība apstrādā personas datus personāla atlasei un savu tiesisko interešu nodrošināšanai, ciktāl tās ir saistītas ar personāla atlasi.

IV. Apstrādātie personu dati darbinieku atlasei

8. Lai Kandidāts varētu piedalīties darbinieku atlases procesā, Sabiedrībai ir nepieciešami šādi personas dati par Kandidātu:

8.1. uzvārds; 
8.2. vārds;
8.3. valodu prasmes;
8.4. izglītība;
8.5. telefona numurs;
8.6. e-pasta adrese;
8.7. informācija par iepriekšējo darba pieredzi;
8.8. pieteikuma dokumentos ietvertā informācija (pieteikuma dokumenti ir: pieteikuma vēstule, CV, sertifikāti u.c.).

9. Noteikumu 8.punktā uzskaitīto personas datu iesniegšana ir obligāta, lai Kandidāts varētu piedalīties darbinieku atlases procesā.
10. Kandidāta atlases procesā Sabiedrība apstrādā arī tādus kandidāta datus, kas iegūti, veicot darbinieka intervēšanu vai testēšanu ar mērķi izvērtēt Kandidāta atbilstību konkrētajam amatam.
11. Sabiedrība patur tiesības dzēst saņemtos personas datus, kas nav nepieciešami pieteikuma vakancei izvērtēšanai.   

V. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats un datu glabāšanas ilgums

12. Sabiedrības veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamatojums ir kandidāta PIEKRIŠANA.
13. Piekrišana, piesakoties konkrētam amatam vai amatiem:

13.1. Piesakoties uz konkrētu amatu vai amatiem Sabiedrībā, Sabiedrība saņem un izmanto Kandidāta personas datus uz Kandidāta piekrišanas pamata (piekrišana tiek sniegta ar Kandidāta aktīvu darbību – dokumentācijas iesniegšanu Sabiedrībā) konkursos uz kandidāta izraudzīto amatu vai amatiem;
13.2. Piekrišanu kandidātam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt, nosūtot pieprasījumu uz darbs@pv.lv vai datuaizsardziba@pv.lv. Šādā gadījumā visi kandidāta uz konkrētās piekrišanas pamata iesniegtie personas dati tiks dzēsti.

14. Noteikumu 13.punktā minētie personas dati tiek glabāti līdz dotās piekrišanas atsaukšanai, bet jebkurā gadījumā, ne ilgāk kā sešus mēnešus, lai nodrošinātu Sabiedrības tiesiskās intereses. Gadījumā, ja Sabiedrība saņem sūdzības par konkrēto atlases procesu, tad visa atlases procesā  apstrādātā informācija tiks saglabāta līdz sūdzības izskatīšanas brīdim un galīgā tiesas sprieduma spēkā stāšanās brīdim. 
15. Piekrišana arī citiem amatu konkursiem nākotnē un kandidāta datu saglabāšanai Sabiedrības kandidātu datu bāzē:

15.1. Ja kandidāts netiek izraudzīts amatam Sabiedrībā, uz kuru tas iepriekš pieteicies, bet vēlas, lai Sabiedrība pieteikumu un kandidāta iesniegtos datus saglabātu un izmantotu citos konkursos, tad Kandidātam ir iespēja norādīt pieteikumā, ka viņš vēlas dot savu piekrišanu iesniegto datu saglabāšanai. Šādā gadījumā Sabiedrība var saglabāt un izmantot Kandidāta personas datus vienu gadu pēc to iesniegšanas Sabiedrībā. Šādas personas datu saglabāšanas un izmantošanas tiesiskais pamats ir Kandidāta piekrišana un iespēja piedalīties arī Sabiedrības nākotnes amatu konkursos;
15.2. Piekrišanu kandidātam ir tiesības nedot un gadījumā, ja tā tikusi dota, tad pēc tam jebkurā brīdī var to atsaukt, nosūtot pieprasījumu uz darbs@pv.lv vai datuaizsardziba@pv.lv. Šādā gadījumā visi kandidāta uz konkrētās piekrišanas pamata iesniegtie personas dati tiks dzēsti;

16. Noteikumu 15.punktā minētie personas dati tiek glabāti līdz dotās piekrišanas atsaukšanai vai vienu gadu no pieteikuma saņemšanas brīža, ja atsaukšanas nav bijis.
17. Citu personas datu iesniegšana.

17.1. Kandidātam ir tiesības iesniegt Sabiedrībai citu personu personas datus tikai izņēmuma gadījumā, piemēram, iesniedzot tās personas datus, kura sniedz vai varētu sniegt Sabiedrībai atsauksmi par Kandidāta iepriekšējo darba pieredzi. Šādos gadījumos Kandidāts kā pārzinis ir atbildīgs par šo personas datu iesniegšanas Sabiedrībai tiesisko pamatu un citu attiecināmo prasību izpildi. 

VI. Personas datu apstrāde

18. Personas datu apstrāde ir jebkura ar personas datiem vai personas datu kopumiem veikta darbība vai darbību kopums, ko veic ar vai bez automatizētiem līdzekļiem, piemēram, vākšana, reģistrācija, organizēšana, strukturēšana, glabāšana, pielāgošana.
19. Sabiedrība attiecībā uz Kandidātu neveic automatizētu lēmumu pieņemšanu. 

VII. Personas datu aizsardzība

20. Sabiedrība aizsargā Kandidāta datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un Sabiedrībai pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā, izmantojot šādus drošības pasākumus:

20.1. kontrolētu un aizsargātu piekļuvi Sabiedrības īpašumam;
20.2. Sabiedrības īpašuma uzraudzību ar video novērošanas palīdzību; 
20.3. ugunsmūri;
20.4. ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmas;
20.5. ierobežotas pieejas Sabiedrības informācijas sistēmām;
20.6. drošas paroles;
20.7. darbinieku izglītošanu datu aizsardzības jautājumos;
20.8. konfidencialitātes saistību rakstus darbiniekiem un ārpakalpojumu sniedzējiem

VIII. Personas datu nodošana/izpaušana/nodošana ārpus ES vai EEZ valstīm

21. Kandidāta personas dati netiek nosūtīti ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas.
22. Sabiedrība neizpauž trešajām personām Kandidātu datus, izņemot ārējos normatīvajos aktos paredzētajām personām (tostarp valsts iestādēm) pēc viņu pamatota pieprasījuma ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.
23. Atsevišķos gadījumos Sabiedrība nodod Kandidāta personas datus apstrādei pakalpojumu sniedzējiem, ar kuriem Sabiedrībai ir noslēgti sadarbības līgumi, piemēram, Sabiedrības izvēlētām personāla atlases kompānijām, IT sistēmu nodrošinātājiem u.tml.
24. Sabiedrības apakšuzņēmēji (pakalpojumu sniedzēji), kas saņem un apstrādā personas datus, ir uzskatāmi par personas datu apstrādātājiem Regulas izpratnē, ar tiem tiek slēgts rakstveida līgums, kurā tiek noteikts, ka Sabiedrība pieprasa no datu saņēmējiem apņemšanos izmantot saņemto informāciju tikai tiem nolūkiem, kuru dēļ dati tika nodoti, un saskaņā ar piemērojamo normatīvo aktu prasībām datu apstrādes un datu aizsardzības jomā.

IX. Kandidāta tiesības

25. Kandidātam saskaņā ar datu aizsardzības tiesību aktiem ir šādas tiesības saistībā ar Sabiedrības veikto Kandidāta personas datu apstrādi:

25.1. iegūt papildu informāciju par Sabiedrības veikto Kandidāta personas datu apstrādi, un pieprasīt Sabiedrības rīcībā esošo Kandidāta iesniegto personas datu kopijas, ja pamatdati nav dzēsti saskaņā ar V. nodaļā minētā termiņa iestāšanos;
25.2. lūgt labot Kandidāta iesniegtos personas datus (ja tiek konstatēts, ka iesniegtajos datos vai informācijā ir nepilnības vai neprecizitātes);
25.3. atsaukt piekrišanu personas datu apstrādei jebkurā laikā;
25.4. lūgt Kandidāta personas datu dzēšanu un apstrādes pārtraukšanu (Kandidātam ir jāņem vērā, ka Sabiedrība nevarēs dzēst iesniegtos datus tikai gadījumā, ja šādus datus Sabiedrībai uzliek par pienākumu saglabāt likumi vai Sabiedrībai tie jāsaglabā noteikto laika posmu, kurā Kandidāts var celt pretenziju saistībā ar konkursa norisi);
25.5. lūgt ierobežot personas datu apstrādi (piemēram, dzēst kādu daļu no Kandidāta iesniegtajiem datiem/informācijas);
25.6. iebilst pret datu apstrādi, kas pamatota ar Sabiedrības leģitīmajām interesēm.

26. Kandidāta tiesības, kas noteiktas 25.punktā, var tikt ierobežotas, ja Sabiedrība spēj, argumentēti pamatot datu apstrādes iemeslus.
27. Kandidāts savas tiesības (25.punkts) var izmantot, vēršoties pie Sabiedrības ar pieprasījumu, nosūtot to uz e-pasta adresi: darbs@pv.lv vai datuaizsardziba@pv.lv, vai nosūtot vēstuli uz adresi: Pērses iela 8, Rīga, LV-1011.
28. Kandidātam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā, kā datu aizsardzību uzraugošajā institūcijā, ja Kandidāts nav apmierināts ar Sabiedrības sniegtajām atbildēm vai skaidrojumiem vai veikto darbību saistībā ar Kandidāta personas datu apstrādi (adrese: Blaumaņa iela 11/13-11, Rīga, LV-1011; e-pasts: info@dvi.gov.lv; tālrunis: 67223131).